Veelgestelde vragen over de accreditatieprocedures voor producenten van euro-items en beveiligde euro-items
Bijgewerkt op 7 juli 2023
Inleiding
Deze veelgestelde vragen beschrijven de accreditatieprocedures voor producenten van euro-items en beveiligde euro-items. De vragen en antwoorden hebben betrekking op de praktische aspecten van Besluit ECB/2020/24, zoals gewijzigd bij ECB-besluit ECB/2022/35. Bij een discrepantie tussen deze veelgestelde vragen en het ECB-besluit, prevaleert de rechtshandeling. Alle verdere verwijzingen naar Besluit ECB/2020/24 in dit document omvatten ook alle wijzigingen op dit besluit.
Deze veelgestelde vragen worden voor alle geaccrediteerde producenten ook gepubliceerd op het ECB-bankbiljettenextranet. Ze worden regelmatig bijgewerkt.
Vraag 1. Wat zijn de bestaande rechtsinstrumenten op het gebied van accreditatie?
Besluit ECB/2020/24 stelt de algemene accreditatievereisten vast, de vereisten voor de ethische bedrijfsvoering, de accreditatieprocedure en de doorlopende verplichtingen waaraan geaccrediteerde producenten moeten voldoen. Er zijn ook nog andere, niet-openbare besluiten die de inhoudelijke vereisten omschrijven. Inhoudelijke vereisten omvatten gedetailleerde technische vereisten voor beveiliging, kwaliteit, milieu, gezondheid en veiligheid. Deze vereisten worden gedeeld met producenten die om accreditatie hebben verzocht, nadat ze een bindende verklaring hebben ondertekend om de inhoud vertrouwelijk te houden en, indien van toepassing, nadat een eerste veiligheidscontrole met succes is uitgevoerd.
Vraag 2. Welke producenten hebben ECB-accreditatie nodig?
Producenten die een euro-itemactiviteit of beveiligde euro-itemactiviteit willen verrichten, moeten over een ECB-accreditatie beschikken. De accreditatie wordt verleend voor een specifieke productielocatie waar een producent de beveiligde euro-itemactiviteit of de euro-itemactiviteit zoals aangegeven in zijn accreditatie mag uitvoeren.
Euro-itemactiviteiten en beveiligde euro-itemactiviteiten staan beschreven in artikel 1, lid 3-7, van Besluit ECB/2020/24. Voor beveiligde euro-items zijn de inhoudelijke veiligheidsvereisten van toepassing.
Vraag 3. Is accreditatie een voorwaarde voor deelname aan aanbesteding voor een euro-itemactiviteit of een beveiligde euro-itemactiviteit?
Accreditatie is een voorwaarde om een euro-itemactiviteit of beveiligde euro-itemactiviteit uit te mogen voeren. Indien een euro-itemactiviteit of een beveiligde euro-itemactiviteit wordt aanbesteed, mogen alleen geaccrediteerde producenten deelnemen aan aanbestedingen en contracten afsluiten.
Accreditatie houdt echter niet de gunning van een contract in.
Vraag 4. Welke inhoudelijke vereisten gelden voor mij als geaccrediteerde producent?
Als u euro-items of beveiligde euro-items produceert, moet u voldoen aan alle relevante inhoudelijke vereisten om een euro-itemactiviteit en/of een beveiligde euro-itemactiviteit te mogen verrichten. De vereisten omvatten beveiligings-, kwaliteits-, milieu- en gezondheids- en veiligheidsaspecten. Na ontvangst van uw schriftelijk verzoek om accreditatie en de vereiste documentatie, kan de ECB u vertellen welke inhoudelijke vereisten in uw geval van toepassing zijn. Hoewel alle producenten van euro-items moeten voldoen aan bepaalde kwaliteits-, milieu-, gezondheids- en veiligheidsvereisten, alsook aan ethische en algemene beveiligingsvereisten, moeten de producenten van beveiligde euro-items, die op een door de ECB bijgehouden lijst staan, ook voldoen aan specifieke veiligheidsvereisten.
Vraag 5. Hoe vraag ik accreditatie aan als ik geen enkele soort accreditatie heb?
Verzoeken om een accreditatieprocedure te starten (inleidend verzoek) moeten schriftelijk bij de ECB worden ingediend overeenkomstig artikel 5 van Besluit ECB/2020/24. Het verzoek moet alle in artikel 5, lid 2, genoemde gegevens bevatten. Het Directoraat Bankbiljetten van de ECB kan u bij dit proces begeleiden. Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, kunt u een e-mail sturen naar QEHS.accreditation@ecb.europa.eu.
Vraag 6. Wat houdt de accreditatieprocedure eigenlijk in?
De ECB beoordeelt eerst of het inleidend verzoek om accreditatie aan alle formele aspecten voldoet die vermeld staan in artikel 5 van Besluit ECB/2020/24. Zodra aan alle formele aspecten is voldaan, verstrekt de ECB de verzoekende producent documentatie over de relevante inhoudelijke vereisten (met betrekking tot beveiligings-, kwaliteits-, milieu- en gezondheids- en veiligheidsaspecten) als onderdeel van de accreditatievereisten, alsook documentatie waarin de verzoekende producent aan de ECB moet aangeven hoe hij denkt dat zijn maatregelen aan de inhoudelijke vereisten kunnen voldoen.
De ECB voert inspecties uit (al dan niet ter plaatse) om te beoordelen of de producent voldoet aan de relevante inhoudelijke vereisten. Naleving van de gezondheids-, veiligheids- en milieuvoorschriften wordt niet ter plaatse maar aan de hand van de door de producent verstrekte documentatie beoordeeld. Zo kan de ECB nagaan of de procedures en infrastructuur op de productielocatie aan de relevante vereisten voldoen. Er worden inspecties ter plaatse uitgevoerd om te beoordelen of de producent op de productielocatie aan de beveiligings- en kwaliteitseisen voldoet.
Indien de totale beoordeling positief is, wordt aan de producent accreditatie verleend.
Vraag 7. Is er een centraal contactpunt voor accreditatiezaken?
Ja, eventuele vragen of documenten met betrekking tot accreditatie kunt u sturen naar QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Dit adres kunt u ook gebruiken om contact op te nemen met ECB-deskundigen die verantwoordelijk zijn voor specifieke kwesties.
Vraag 8. Hoe beoordeelt de ECB de naleving van de relevante vereisten?
De ECB beoordeelt de naleving door inspecties (al dan niet ter plaatse) uit te voeren.
De inspecties op afstand hebben voornamelijk betrekking op documenten die door de producent zijn ingediend, zoals vereist in Besluit ECB/2020/24, of op de inhoudelijke vereisten voor het beoordelen van de naleving door de producent.
Voorbeelden van dergelijke documenten zijn de relevante ISO-certificaten, de verklaring van een onafhankelijke accountant over de naleving van de ethische vereisten, vragenlijsten voorafgaand aan de inspectie, individuele kwaliteitsplannen, jaarverslagen in het Engels over de prestaties van de milieuzorgsystemen en gezondheids- en veiligheidsbeheerssystemen, en de milieuvragenlijst van de ECB.
Er worden inspecties ter plaatse uitgevoerd om te beoordelen of de producent op de productielocatie aan de beveiligings- en kwaliteitseisen voldoet. Aangezien afzonderlijke teams binnen het Eurosysteem hiervoor verantwoordelijk zijn, worden twee soorten inspecties uitgevoerd: één voor beveiliging en één voor kwaliteit. Wanneer inspecties ter plaatse niet mogelijk zijn, bijvoorbeeld als het reisverkeer beperkt is als gevolg van een pandemie, voert de ECB in plaats daarvan inspecties op afstand uit. De inspecties op afstand vinden in dat geval plaats in een videoconferentie en de uitwisseling van documenten via een beveiligd platform.
Vraag 9. Hoe worden de inspecties ter plaatse gepland en georganiseerd en hoe vaak moet er een dergelijke inspectie plaatsvinden?
Inspecties van geaccrediteerde producenten vinden plaats aan de hand van een prioriteitenlijst die is opgesteld door het Eurosysteem. Doorgaans krijgen producenten die een beveiligde euro-itemactiviteit verrichten eenmaal per jaar een veiligheidscontrole en vinden er om de twee jaar kwaliteitsinspecties plaats bij producenten die een euro-item produceren.
Inspecties kunnen zowel aangekondigd als onaangekondigd zijn. De inspecties naar aanleiding van een accreditatieverzoek zullen om praktische redenen uiteraard worden aangekondigd. Hetzelfde geldt voor de regelmatige kwaliteits- en beveiligingsinspecties op afstand. Reguliere veiligheidsinspecties ter plaatse worden gewoonlijk niet vooraf aangekondigd.
De inspecties worden uitgevoerd door gezamenlijke inspectieteams van de ECB en de nationale centrale banken van het Eurosysteem en bestaan meestal uit twee tot vier inspecteurs. Ter voorbereiding op de inspectie moet u vragenlijsten van de ECB invullen. De antwoorden moeten zo gedetailleerd mogelijk zijn.
Vraag 10. Moet ik ten tijde van de kwaliteitsinspectie ter plaatse in productie zijn?
Voor producenten met accreditatie moet de kwaliteitscontrole ter plaatse worden uitgevoerd tijdens de feitelijke productie van euro-items of beveiligde euro-items. Overleg alstublieft rechtstreeks met het inspectieteam en geef zoveel mogelijk informatie over welke productiestappen elke week plaatsvinden, zodat de planning van de kwaliteitscontrole optimaal is. Idealiter zouden zoveel mogelijk productiestappen tijdens de inspectie moeten plaatsvinden.
De ECB vraagt producenten regelmatig naar productieschema’s voor de euro-items om de beveiligingsinspecties ter plaatse te kunnen plannen die zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.
Vraag 11. Wat gebeurt er als het inspectieteam vaststelt dat de ECB-vereisten (mogelijk) niet worden nageleefd?
Aan het einde van een inspectie geeft het inspectieteam een mondelinge samenvatting en vermeldt dan ook mogelijke gevallen van niet-naleving. U ontvangt vervolgens een voorlopig inspectierapport waarin de niet-naleving wordt vermeld overeenkomstig artikel 13 van Besluit ECB/2020/24. Vanaf dat moment hebt u 15 werkdagen de tijd om een schriftelijk antwoord te geven op de geconstateerde niet-naleving. Geef in uw antwoord zo veel mogelijk informatie, waaronder specifieke details en termijnen voor het verhelpen van de niet-naleving, met inbegrip van alle relevante bewijsstukken zoals bijgewerkte procedures. Het inspectierapport wordt vervolgens bijgewerkt met uw feedback en een conclusie waaruit blijkt of de voorgestelde corrigerende maatregelen naar tevredenheid van het inspectieteam zijn. De werking van corrigerende maatregelen kan worden aangetoond door overlegging van gedocumenteerd bewijsmateriaal, tijdens de volgende geplande inspectie of in een extra inspectie ter plaatse.
Vraag 12. Wanneer wordt de accreditatie van de ECB van kracht?
Na afronding van de beoordelingsprocedure ontvangt u een brief van de ECB waarin u accreditatie verleend wordt. De brief vermeldt ook het toepassingsgebied en de geldigheidsduur van de accreditatie.
Vraag 13. Wanneer krijg ik toegangsrechten tot het ECB-bankbiljettenextranet?
Zodra u uw accreditatie hebt ontvangen, moet u toegangsrechten aanvragen voor het ECB-bankbiljettenextranet. Dit kan voor maximaal drie personen per onderdeel (milieu, gezondheid en veiligheid, en kwaliteit). De ECB beoordeelt de verzoeken en verleent de toegangsrechten.
Vraag 14. Hoe kan ik mijn accreditatie intrekken?
Als u niet langer een accreditatie wil, moet de ECB deze formeel intrekken. Zolang u nog geaccrediteerd bent, moet u blijven voldoen aan de doorlopende verplichtingen voor geaccrediteerde producenten. Als u over een ECB-accreditatie beschikt maar niet langer aan deze verplichtingen wil voldoen, moet u de ECB een brief te sturen onder vermelding van de specifieke productielocatie. De ECB zal het verzoek beoordelen en contact met u opnemen om eventuele verdere stappen toe te lichten.
Vraag 15. Wanneer treedt de intrekking van mijn accreditatie in werking?
Het proces om accreditatie in te trekken kan enige tijd in beslag nemen, aangezien sommige activiteiten in verband met euro-items en beveiligde euro-items op de geaccrediteerde locatie wellicht verduidelijking nodig hebben. In de meeste gevallen moet u een lijst met beveiligde euro-items in uw bezit verstrekken aan de ECB, die u dan de opdracht geeft de items te vernietigen of te verplaatsen naar een andere geaccrediteerde locatie of een nationale centrale bank. Ook zijn vernietigingscertificaten, overdrachtsdocumenten en/of controlebezoeken ter plaatse nodig. Wanneer het proces is afgerond, ontvangt u een brief met vermelding van de datum waarop de intrekking van de accreditatie in werking treedt.
Vraag 16. Wat moet ik doen bij een wijziging van mijn certificaten, bijvoorbeeld als de geldigheidsduur is verstreken of bij een verlenging?
U bent verplicht de ECB te informeren over elke wijziging met betrekking tot certificaten (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) overeenkomstig artikel 9 van Besluit ECB/2020/24. Als de geldigheidsduur van het certificaat is verstreken en de certificeringsinstantie u een nieuw certificaat stuurt, stuur dan een elektronische kopie, bij voorkeur een pdf-versie, naar QEHS.accreditation@ecb.europa.eu. Als u dit niet doet, beschouwen we dit als niet-naleving.
Vraag 17. Heeft mijn accreditatie een einddatum? Moet ik contact opnemen met de ECB om ervoor te zorgen dat mijn accreditatie geldig blijft?
De accreditaties van de ECB kennen geen vervaldatum. Ze blijven geldig totdat er een intrekkingsbesluit is genomen, zoals bepaald in artikel 18 van Besluit ECB/2020/24. U hoeft dus geen contact op te nemen met de ECB om ervoor te zorgen dat uw accreditatie geldig blijft.